Assistant·e Administratif·ve & Office Manager

Ta mission principale

Assurer le bon fonctionnement administratif et opérationnel de ChangeNOW afin d’offrir un environnement de travail fluide, organisé et agréable à l’ensemble des équipes.

En tant qu’Assistant·e Administratif·ve & Office Manager, tu occupes un rôle clé au sein de l’entreprise. Véritable facilitateur(trice) du quotidien, tu contribues au bon fonctionnement des bureaux, apportes un soutien administratif à l’équipe admin et accompagnes les équipes sur leurs besoins opérationnels.

Tes responsabilités

Office manager :

Vie de bureau & logistique

• Assurer le bon fonctionnement quotidien des bureaux et veiller à ce que les équipes disposent de tout le nécessaire pour travailler dans les meilleures conditions.

• Gérer les fournitures, équipements, consommables et achats liés à la vie du bureau (snacks, matériel informatique, mobilier, fournitures, etc.).

• Coordonner les demandes de matériel et les besoins des collaborateurs.

• Piloter les relations avec les prestataires et fournisseurs du bureau.

• Être le point de contact privilégié des collaborateurs pour les sujets liés à la vie de bureau et apporter des solutions rapides et adaptées à leurs besoins.

• Identifier les irritants du quotidien et mettre en place des actions d’amélioration continue pour fluidifier l’organisation interne.

• Créer, formaliser et optimiser des process permettant de gagner en efficacité et en confort de travail.

• Coordonner l’organisation logistique des réunions, événements internes et temps forts de l’entreprise.

Expérience collaborateurs & onboarding

• Piloter l’accueil des nouveaux collaborateurs afin de leur offrir une expérience d’intégration fluide et chaleureuse.

• Préparer les arrivées : matériel, accès, installation du poste de travail et coordination avec les équipes concernées.

• Être un interlocuteur de confiance pour accompagner les nouveaux arrivants dans leurs premières semaines.

• Organiser des moments de convivialité (petits-déjeuners, afterworks, célébrations internes).

• Proposer et mettre en œuvre des initiatives favorisant le bien-être, l’engagement et la cohésion des équipes.

Communication interne & amélioration continue

• Créer et animer des supports de communication interne (newsletter, annonces internes, informations pratiques, vie du bureau).

• Être force de proposition pour développer de nouveaux outils ou rituels favorisant le partage d’informations et le sentiment d’appartenance.

• Contribuer à structurer et documenter les processus internes afin de faciliter la vie des équipes.

Support administratif & comptable

• Apporter un soutien administratif à l’équipe admin, sur les missions du quotidien et contribuer au bon suivi des différents sujets en fonction des priorités de l’équipe.

• Assurer le traitement et le suivi de tâches administratives variées (gestion de boîtes mail, préparation de documents, mise à jour de fichiers, suivi de demandes, etc.) afin de faciliter le fonctionnement de l’entreprise.

• Participer au suivi administratif des opérations comptables en assurant le traitement de certaines tâches courantes et la préparation des éléments nécessaires en lien avec le cabinet comptable.

• Assurer le suivi et la mise à jour des outils, tableaux de bord et bases de données internes afin de garantir la fiabilité des informations.

Événements & Sommet ChangeNOW

• Participer activement à la préparation opérationnelle du Sommet ChangeNOW 2027

• Être un point de contact clé pour les équipes en amont de l’événement afin d’anticiper leurs besoins logistiques et organisationnels.

• Assurer la coordination de certains aspects opérationnels pendant le Sommet et contribuer à la bonne expérience des équipes sur place.

• Faire preuve de réactivité et d’un fort sens du service pendant les périodes d’activité intense.